如果你主持會議…
主持會議的5大技巧
會議召集人是會議能否成功的關鍵角色，
如果你有機會召開會議，千萬不要忘記運用以下5大技巧，
用中立的角度，營造讓與會者安心發言的環境，將大家的意見有效歸納與群組，
以形成共識的方法導出行動與決策，讓會議成為解決問題的第一線。
會議前……
技巧1：期望明確
告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束，考
量你想從與會者身上得到什麼資訊，允許大家有充分時間做準備，這樣才能收到最好的會議效益。
最好要明確告訴與會者你的期望是什麼，
例如「報告目前工作進度」
「請準備提供我們關於XX商品如何在市場上銷售的意見」。
如果主題超過一個以上，就要確保已經做好會議議程大綱，
並且讓每位與會者在會前就已經收到，如果沒有事前告知，恐怕會產生一個沒有結果的會議。
如果你有特別的需求，想請某些人提供特定的資訊，也要在開會前先告訴他們。
你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後，
在會議召開前一天，
親自向每位與會者確認他們了解你的需求。
會議中……
技巧2：營造氣氛、保持中立
會議開始，試試看先培養容易開口說話的氣氛，暖身一下，
等到大家心情放鬆之後再進入會議，營造良好的溝通氣氛。
切記你的角色像主控全場的捕手一樣，觀察動靜，適時擲球給投手與每一位內外野手，
確定沒有任何人閒著，並且因為這顆棒球（議題）的轉動，達到團隊目標。
謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標，而非成為意見中心，
如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時，要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁，
例如你可以說「關於這件事情我的意見是……」。
如果你想保持中立立場不發言，對於某些議題可以問與會者
「關於這個意見的優缺點，你有什麼想法？」
儘量讓每位與會者都有說話的機會，不可以因為畏懼於權勢，
而犧牲主管以外的其他人發言的權利，但前提是要大家有進了會議室卸下職銜，大家一視同仁的共識。
技巧3：資訊可視化
除了讓與會者不斷提出意見之外，別忘了主動站起來動手寫字，
在白板上寫下交談的經過與結論，或是與會者的發言重點或關鍵字，
將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通（mapping communication），
適時提高與會者的注意力，協助與會者理解會議進行到哪裡。
技巧4：歸納結論
如果你的會議並沒有安排任何與會者擔任計時員，在預定會議結束時間前的10分鐘，
你要提醒大家「各位，讓我們準備結束，我們必須在10分鐘後離開這裡。」
藉此讓大家了解時間有限。
然後，不論分配什麼任務，關於作業方式、負責人、截止日等等，
都要再重複確認一遍，確認已經達到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定，
還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀錄員，
也要提醒會議紀錄者記下期限，以免會議結束，
大家走出會議室之後還是一片空白，不知道下一步要做什麼。
會議後……
技巧5：持續追蹤
可以將下列3件事情，做為會後自我評估，藉以做為下次改進之用：
1.發生什麼事情？
2.完成什麼事情？
3.什麼事情尚未完成？
如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任，別忘記要持續追蹤到下次開會，
並在會中報告上次會議決策的執行成果。
如果你參加會議…
成為傑出與會者的4項技巧
全美會議權威貝格曼（Michael Begeman）曾說，
「當愈來愈多的事情是由團隊進行，開會，就成為一個完成多數重要工作的場合。」
別忘了會議的精神在於全員參加，積極主動地投入會議的討論、聆聽與發言，
就是展現團隊精神的時刻，如果能透過你的發言及資料彙整，使得會議突破僵局，
做成具有建設性的決議，更可以讓上司、同儕刮目相看。
技巧6：提案具體
除非是腦力激盪，要不然說出太過抽象的想法，跟沒說一樣。
想清楚再發言，會讓大家容易理解你的想法。
技巧7：1分鐘演講
在會議中的發言節奏要明快，嘗試用1分鐘說出吸引人的重點。
1分鐘約可講300字的內容，訓練1分鐘演講有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點，
可避免在會議中成為「亂碼人」。
技巧8：建立體系
會議中你一言我一語，資訊龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點及自己想說的話寫下來，
從中找出脈絡，加以體系化
（例如可以在會議資料上用紅筆標示首要重點，藍筆標示次要重點，綠筆寫下自己的想法），
這樣一來，會議資料就變成一張資訊體系圖，成為無可取代的點子來源。
技巧9：引用提案
如果你將手邊拿到的會議資料經過自己的整理體系化，
也有助於你引用別人的提案（請注意不是剽竊），
例如「30分鐘前A曾說X提案，可以結合剛剛B說的Y提案」，
因為你的整理，不但A與B都因為自己的提案沒有被忽視，也能協助會議盡快進入行動面。
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